Что позволит эффективно управлять электронным документооборотом

В разные сферы нашей жизни все активнее внедряется цифровизация. Касается это и документооборота в работе любого предприятия и организации, к какой бы отрасли экономики они ни относились. Традиционные офисные шкафы, забитые горами бумаг, уходят в прошлое. Им на смену приходят так называемые системы электронного документооборота (СЭД).

Более того, эффективные СЭД-системы предлагают все больше разработчиков. Чтобы разобраться в нюансах работы разных версий и программ, достаточно обратиться к помощи специализированных сайтов в глобальной сети. Они не только рассказывают о тех или иных новинках в этой сфере, но и проводят квалифицированный анализ их возможностей с разбором всех достоинств и недостатков.

Электронный документооборот (ЭДО) не случайно столь привлекателен для бизнеса. У него масса преимуществ по сравнению с традиционным бумажным. ЭДО дает возможность существенно оптимизировать большинство бизнес-процессов, сократив время прохождения документов и количество задействованных сотрудников. Соответственно, снижаются и расходы (в том числе на оплату помещений для хранения огромных бумажных архивов).

Все документы в электронном виде обладают необходимой юридической силой, а также упрощают и ускоряют взаимодействие с различными госорганами. Для производителей и продавцов различных товаров ЭДО сейчас также актуален и по причине того, что он облегчает процесс обязательной маркировки.

Однако процесс электронного документооборота нуждается в специальном регулировании и контроле. Эту функцию как раз и выполняют СЭД-системы. Они осуществляют автоматическое управление всеми рабочими процессами, в которых применяется ЭДО. СЭДы дают возможность не только создавать или передавать электронные документы, но и хранить их с использованием технических средств. Система также дает возможность оцифровать имеющиеся у компании традиционные бумажные документы и также перевести их в более удобный электронный формат.

Для более удобного и оперативного создания документов СЭДы обладают набором готовых шаблонов, в которых можно задать определенные атрибуты в соответствии с потребностями конкретной компании. В любой системе предусмотрены эффективные и простые в использовании поисковые системы. Также в обязательном порядке имеются функции контроля за продвижением и исполнением любых документов.