Даже самый консервативно настроенный руководитель коммерческой компании или иной организации начинает ценить по достоинству преимущества перехода на кадровый и корпоративный электронный документооборот (ЭДО). Темп жизни (в том числе и в бизнес-сфере) ускоряется, принятие решений должно идти в оперативном режиме, и доступ к ним должны иметь сотрудники предприятия или учреждения буквально на разных концах света. Можно ли это осуществить с традиционным бумажным документооборотом? Конечно же, нет.

Новые тенденции проявились в первую очередь во взаимоотношениях бизнеса с государством. Уже давно налоговая и иная отчетность перед государственными структурами или, например, внебюджетными фондами переведена в электронную форму. Это снижает риски просрочки со сдачей отчетности, потери документов и т.д. Можно оперативно и без особых усилий, буквально в несколько кликов, решить большинство проблем.

Следующим шагом стало внедрение электронного документооборота в отношения между контрагентами. Глобальный рынок характеризуется порой весьма большими расстояниями между сторонами коммерческого договора. Теперь, при активном развитии ЭДО, экономится и время, и деньги. Чтобы провести переговоры, согласовать условия, подписать документы, выставить счета и т.д., нет необходимости лично ехать на другой конец страны или за границу.

И вот теперь система ЭДО активно применяется для того, чтобы упорядочить все процессы внутри компании или организации. ЭДО – это автоматизированная многопользовательская система, которая охватывает большинство внутренних управленческих процессов. Она построена, как правило, на базе программы или онлайн-сервиса типа https://consent.comply.ru/.

Такой сервис может как интегрировать в свои схемы собственные документы компании, так и предоставлять готовые шаблоны для унификации документооборота. Комфортный и понятный интерфейс не требует от сотрудников специальных технических знаний, а в случае необходимости предоставляет и своевременные подсказки. К тому же сервис осуществляет постоянный контроль за соблюдением сроков подписания и отправки документов, фиксирует актуальные задачи, напоминает о тех или иных событиях сотрудникам.

В итоге вместо пыльных шкафов, забитых сотнями толстых папок, в которых запутается даже опытный специалист, компания имеет специализированную и структурированную электронную базу данных.