Глобальный рынок предполагает, что российским предпринимателям, скорее всего, придется вести дела и с иностранными контрагентами. А это означает, что предстоит оплата инвойса, но даже те, кто активно работают с партнерами из других стран, далеко не всегда знают, что это такое, как это правильно сделать и как правильно оформить, чтобы не возникло проблем с контролирующими органами.

Что такое инвойс

По своей сути это специальный документ, который можно считать неотъемлемой частью любых международных коммерческих сделок. Чтобы совершить сделку с иностранным партнером, недостаточно привычных по внутренним бизнес-процессам документов. Потребуется именно инвойс (от английского слова invoice, которое имеет множество вариантов перевода на русский – квитанция, счет, накладная и т.д.).

На самом деле инвойс – это документ, который объединяет (или, напротив, заменяет) все вышеперечисленное. В нем фиксируются все данные по деталям сделки, а именно, наименование продаваемого/покупаемого товара либо услуги, количественные показатели, стоимость (за единицу товара и общая), способ оплаты и т.д. При помощи именно этого документа продавец выставляет покупателю счет в международных сделках.

Проще говоря, в данном документе собраны и зафиксированы все детали сделки, которые во внутренних бизнес-процессах требуют оформления целой пачки традиционных документов – от накладной до счет-фактуры. И задачи таких документов существенно отличаются: та же счет-фактура предназначена для налогового учета, а инвойс – для таможенного контроля. Это обязательный документ, прежде всего, для экспортных операций.

Особенности составления и проводки инвойсов

Есть определенные нюансы, которые необходимо в обязательном порядке соблюдать, если не хотите сорвать важную внешнеторговую операцию. Надо помнить:

составителем документа всегда является продавец товара или услуги;
используется либо английский, либо официальный язык того государства, куда планируется поставить товары (это важный нюанс, который необходимо уточнять заранее, чтобы таможня не развернула ваш груз);
в документ должны быть внесены точные данные о товарах/услугах, которых он касается;
форма инвойса может быть произвольной (даже оформленная от руки).

Если у продавца отсутствует опыт во внешнеэкономической деятельности, то ему лучше обратиться к опытным профессионалам, которые помогут ему оформить инвойс. Даже незначительные, казалось бы, ошибки могут тормознуть партию товара на таможне, а это приведет к убыткам как у продавца, так и у покупателя.